إذا ذهبت إلي صانع الدعوات ستحتار بين الأشكال التى تريد اختيارها ... وستحتار أكثر وأكثر لما ستدفعه من نقود . وهل الأسهل أن تبعث تلغرافا أو أن ترسل بريدا ً إلكترونيا ً ؟
لا هذا ولا ذاك ما رأيك في التليفون لأنه من أسهل الطرق وأكثرها مباشرة لأنك تعرف الرد في حينه ، لكن كيف توجه دعوتك من خلال التليفون ، فهناك قواعد تحكم هذه الدعوة :-
* يمكن أن يدعوك شخص عن طريق الهاتف علي النحو التالي :-
" أهلا ً فلان... وأنا فلان... دعيت بعض الأصدقاء لتناول العشاء عندنا في المنزل يوم ... الساعة ، هل بوسعك أن تأتي ؟
فمن غير اللائق أن تسأل التالي : " هل يوجد لديك التزام يوم ... " أو " هل أنت مشغول يوم ..." لأن هذا السؤال يبدو وكأنك تتدخل في أمور لا تعنيك بالمرة و سيكون الرد عليه يحمل معني لماذا تريد أن تعرف . والإجابة بعدم الانشغال بشئ من الممكن أن تجبره علي حضور شئ لا يرغب فيه ، والإجابة بالانشغال وعدم المقدرة علي حضور المناسبة أو لمكان ممتع للشخص الذي تم دعوته من الممكن أن تصيبه بالإحباط لرغبته في ذلك .
* ينبغي أن توجه دعوتك بدون إبداء الأسباب ففي بساطة شديدة يمكنك توجيه الدعوة بهذه الكلمات فقط " هل أنت مشغول يوم ... مساءا ً " . وستكون الإجابة : " لا أعلم إذا كان لدى التزامات مع العائلة في هذا اليوم أم لا ، سأري . لكن لماذا تسأل ؟
وبهذه الطريقة سيجبر الطالب أن يوجه الدعوة بالطريقة الصحيحة واللائقة .
* لا ينبغي أن يكون الرد هكذا " ستعرف فيما بعد " مالم يتلوها شرح علي الفور كأنك تقول " بعد التأكد مع زوجي مع عائلتي عما إذا كانت لا توجد هناك أية التزامات " أو أن تبدى سببا ً لانشغالك أو ارتباطك بميعاد آخر وأنك ستحاول تغييره وستعاود الاتصال به مرة أخرى
أداب تليفون المنزل والعمل
1- أرقام التليفونات الخاطئة:
- قد يطلبك شخص في التليفون بطريق الخطأ أو بغرض ما آخر ... لا تعطيه رقم تليفونك إذا كنت أنت المستقبل، وما تفعله هو إخباره فقط بأن الرقم خاطيء ويتم ذلك بتأدب بالغ.
- أما إذا كنت أنت المتحدث وأدرت قرص التليفون بالأرقام الخاطئة فلا تسأل "ما هو رقم تليفونك" لكن بدلاً من ذلك أكد الرقم الذي طلبته "هل هذا رقم "........" ؟ مع تقديم الاعتذار، ومعاودة طلب الرقم مرة أخرى بشكل أكثر دقة.
2- المعاكسات التليفونية:
- وعن المعاكسات، عليك بإنهاء المكالمة علي الفور بإعادة السماعة إلي موضعها ولا تعطي إيماءة للشخص الطالب بأنك سمعت كلماته فعليك بالسكوت وعدم الإجابة، وإن حدث عكس ذلك وقمت بالرد فعلاً كأمر طبيعي عند تلقيك مكالمة تليفونية فتأكد أنه سيعاود الاتصال بك مرة أخرى وعندها اترك السماعة قليلاً بدون أن تضعها علي الهاتف.
- وإذا تكررت هذه المسألة عليك بإخبار الهيئة المختصة بالتليفونات وسيتتبعون الرقم الذي يسبب لك الإزعاج، أو إحضار الجهاز الذي يوضح الرقم الطالب. أما الحل الأكثر فاعلية هو تشغيل صفارة الإنذار للشرطة .. وسيسقطك من قائمة ضحاياه!!
3- محادثات العمل والمنزل:
- تختلف المحادثات التليفونية الخاصة بالعمل عن تلك في المجالات الاجتماعية الأخرى (المنزل) في أوجه عديدة:
- الرد علي المكالمة:
- العمل: يقوم السكرتير بالرد ثم يذكر اسم المدير أو صاحب العمل "شركة أو مكتب السيد/ ... " هل أستطيع تقديم أي مساعدة؟
- المنزل: تقوم أنت بنفسك بالرد علي التليفون وتعرف نفسك مباشرة.
- الأسئلة التي توجه للطالب:
- العمل: من حق السكرتير أو المساعد أن يسأل السؤال التالي بصيغة تأدبية " بخصوص ماذا تريد التحدث مع السيد/ ..."، أو "هل يعرف السيد/ ... الموضوع".
- المنزل: من حق الشخص المتلقي للمحادثة أن يسأل عن هوية الطالب ما لم يقدم نفسه في البداية وبالتأكيد من خلال صيغة تأدبية.
- مدة المكالمة:
- العمل: لا يجوز علي الإطلاق إجراء محادثات تليفونية طويلة أو خارج نطاق العمل أو لشيء يتعلق بأمر تافه.
- المنزل: من غير المسموح أيضاً إجراء محادثات تليفونية طويلة في المنزل وإن كان مسموحاً لبعض الأغراض أكثر من العمل، مسموح بالمكالمات الشخصية بالطبع.
4- المكالمة التليفونية أثناء الزيارة:
- إذا كنت زائراً لأحد الأصدقاء وتلقي مكالمة تليفونية أثناء زيارتك له هل ينهيها علي الفور أم يستمر فيها؟ هذا يعتمد علي نوع المكالمة:
- فإذا كانت مكالمة محلية عليه بالاعتذار بأنه مشغول وأنه سيعاود الاتصال بالطالب بعد انتهاء الزيارة، ولا يصح أن يتركك لفترة طويلة حتى وإن كانت 15 دقيقة (ربع ساعة).
- أما إذا كانت مكالمة خارجية يمكن التماس العذر للمضيف بأن يستكمل الحديث مع الشخص الطالب ... ولا يعني ذلك الإساءة لك بتركك لبضع دقائق.
5- خاصية الانتظار:
- خاصية الانتظار من المشاكل التي تؤرق الكثير منا لأنه لا يمكن تفادي تلقي مكالمتين في آن واحد، فإذا كان معك شخص علي الخط وسمعت رنين علي الخط الآخر عليك بالاستئذان من الأول والإجابة علي الثاني بالاعتذار له بأنك ستطلبه لاحقاً والعودة علي الفور إلي المتحدث الأول.
- أما إذا كنت تنتظر مكالمة هامة بالفعل وتلقيت أثناء الانتظار مكالمات أخرى يمكنك قول ذلك " .. أنا أنتظر مكالمة هامة لذا عليك بالتماس العذر إذا تلقيتها بدون الرجوع مرة أخرى إليك أثناء الحديث"، وهذا يعتمد علي مدى تقبل الشخص لهذا العذر إما أن ينهي المكالمة علي الفور ثم يتصل بك في وقت لاحق أو أن يطلب منك الاتصال به عندما يكون ذلك ملائماً لظروفك.
إتيكيت وقواعد تقديم الأشخاص
هل توجد قواعد لتقديم الأشخاص وخاصة إذا كان التعارف يتم لأول مرة؟ ستكون الإجابة بالطبع أجل، وهي قاعدة بسيطة لا تحتاج إلي ممارسة أو تعلم. لأننا نمارسها تلقائياً في جميع أنماط
التعامل
ات سواء في العمل أو في المنزل، أو حتى في النادي.
والتي تتلخص في إحدى الطريقتين:
إما أن تتولى أنت تقديم الطرفين لبعضهما البعض: "السيد / السيدة ، أود أن أقدم لك السيد / السيدة" ، أو أن يتبادلا أنفسهم ذكر الأسماء عند التعارف مع ذكر طبيعة الوظيفة التي يقوم بها كل شخص.
أو أن يتبادلا أنفسهم ذكر الأسماء عند التعارف مع ذكر طبيعة الوظيفة التي يقوم بها كل شخص.
وبالإضافة إلي هذه القاعدة العامة، توجد ثلاث قواعد أخرى إضافية:
*
يقدم الرجل دائماً للسيدة.
*
يقدم الشخص الأصغر سناً للشخص الأكبر سناً.
*
يقدم الشخص الأقل في الأهمية للشخص الأكثر في الأهمية. وهذه القاعدة معقدة للغاية لأنه تصادفك في بعض الأحيان عدم معرفة الشخص الأكثر في الأهمية.
*
لا تقدم الأشخاص باسمهم الأول فقط ولكن يجب ذكر الاسم كاملاً.
*
لا تستخدم صيغة الأمر في تقديم الأشخاص لبعضهم البعض مثل أن تقول: "سيد ... عليك بمصافحة السيد ... "أو" سيد... عليك بمقابلة السيد ..." ولابد من استخدام الكلمات التأديبية عند طلب أي شيء مثل: من فضلك، أود، لو سمحت... الخ.
*
لا تستخدم كلمة "صديقي" عند تقديم أحد أصدقائك لشخص آخر حتى لا تجرح شعوره حيث أنه لا يعد بذلك صديقاً لك وتشعره بالغربة.
*
عندما تود إجراء التعارف مع شخص لا تطلب منه أن يعرف نفسه أولاً كقولك: ما اسمك؟ ولكن ابدأ أنت أولاً بتقديم نفسك وذكر اسمك.
*
عند تقديم شخص لآخر أو لعدة أشخاص لا تكرر الأسماء عدة مرات وإنما اكتفي بذكر اسم كل شخص مرة واحدة فقط للجميع.
*
لا تقدم الزوجة أو الزوج بأسمائهم ومن المحبذ أن يتم الإشارة إليهما علي النحو التالي فقط: "زوجتي" أو "زوجي" بدون ذكر الأسماء.
*
ويجب ألا يفوتك بعد الانتهاء من تقديم الأشخاص أن تقول "تشرفنا" أو "أهلاً وسهلاً".
اتكيت وأصول زيارة المريض ..
صحيح ان رؤية الصديق او القريب او سماع امنية الشفء الحلوه قد تسعد أي مريض وتريح اعصابه وتهيء له كل ظروف الشفاء اكثر من الادويه نفسها
ولكن لزيارة المريض ايضا
اتيكيت
وقواعد ومن هذه القواعد:
* اختيار وقتا مناسبا للزيارة وعدم زيارة المريض او المريضه الا في الموعد المخصص للزيارة ونحرص على ان تكون لفترة قصيرة لاتتجاوز ال20دقيقه او حسب حالة المريض كما يجب الا تكون الزيارة وقت تناول الطعام او وقت الراحه او النوم.
* حينما نزور مريض لا نستعمل عطرا نفاذا قويا واحرص على عدم المبالغة في زينتك او ملبسك اذ يجب ان تكون ملابسك بسيطة.
* الأمتناع عن زيارة المريض عند اصابتنا بالبرد او باي مرض معد فجهاز المناعه لااي مريض يكون في اضعف حالاته وقبل الزيارة نحاول معرفة هل سمح له الطبيب باستقبال الزوار ام لا؟؟
*لايصح اصطحاب الأطفال معنا في الزياره قد يضايقون المريض بكثرة حركتهم الا اذا كان هو الذي طلب رؤيتهم كاحفاده مثلا.
*على الزائر او الزائره المبادره بتحية المريض كما يجب عدم تقبيل المريض ابدا.
*اذا كان في الغرفه اكثر من ثلاث زائرين فالافضل ان ننتظر في غرفة الانتظار حتى يخرج بعضهم.
*ورغبة في راحة المريض عدم الكلام بصوت مرتفع وعدم احداث ضجه.
*وان يكون الجلوس في مكان مناسب لايتطلب من المريض جهدا كبيرا لكي يراك.
*عدم الجلوس على سرير المريض ولانكثريمن السؤال عن حالته الصحيه وعدم التدخل في تفاصيل مرضه وعلاجه والامه ويكفي ان تكون الأسئله بالقدر الذي يشعره او يشعرها بالأهتمام بصحتها او صحته.
* ليس من المستحب ان تطلب من الريض الذي اجرى عملية ان يكشف عن
مكان العملية لان في ذالك ايذاء لمشاعره من جهة ومن جهة اخرى ممكن ان يحصل تلوث في مكان العملية هذا وبالاضافة الى انهو ممكن ان يصابو في الهلع الموجودين في نفس الغرفة من رؤية مكان جرح العملية.
*اختيار الموضوعات التي نتحدث فيها بحيث تكون محببة للمريض وليكن حديثك مليء بالتفاؤل حتى تدخلي السعاده الى قلبه.
* لا تتحدث امام المريض عن الامراض التي صابتك من قبل واذا كان لابد من الحديث تحدث عن اشياء بعيدة عن المرض او المرضى
*اذا كان المريض لاتربطك به صلة عائله قويه فلتكن هديتك له علبة حلوى او زجاحة كولونيا او باقة من الزهور على ان تتجنبي الزهور ذات الرائحه النفاذه التي قد تضايق المريض.
* اذا زرت المريض في بيته وقدم لك المريض حلوة تناول قطعة واحدة فقط
*إذا طلب منك اهل المريض ماذا تريد ان تتناول اعتذر بلطف.
* ولا يستحب باطالة فترة الزيارة عند المريض لان اطالة الزيارة من الممكن ان تتعب المريض .
*ليس من اللائق طلب التحدث مع المريض تليفونيا الا اذا كانت حالته تسمح بذلك كما ان السؤال على المريض تليفونيا لايتم الا في حالة وجوده في مكان بعيد تماما عن محل اقامتك.
*لاتزوري صديقه لك بعد الوضع مباشرة الا اذا كنت على صله وثيقه بها واعطيها فرصه للراحه بعد الوضع ولاداعي لتقبيل المولود اطلاقا ..
إتيكيت الإعراب عن الشكر
توجد عبارات للإعراب عن الامتنان والشكر بكل لغات العالم، والتي ينبغي علي كل شخص أن يرددها عندما تقدم له خدمة أول دعوة أو هدية ... لكن متي تكون كلمات الشكر واجبة ومتي تكون اختيارية؟ وهل يتم تبادل كلمات الشكر شفهياً أم كتابياً؟
توجد أكثر من طريقة للإعراب عن الشكر والامتنان
1- إما في صورة شفهية ومباشرة لصاحب الهدية:
- أثناء تقديمه لها.
- من خلال مكالمة تليفونية بعد استلام الهدية في اليوم التالي.
أو
2- في صورة كتابية
ومن المحبذ اتباع هذه الطريقة عند استلام الهدايا عن طريق البريد وتوفي رسالة الشكر هنا بغرضين: الأولي للشكر، والثانية لطمأنة صاحب الهدية علي وصولها واستلامها. وتتمثل الصورة الكتابية فى:
- إرسال خطاب للشكر بالبريد.
- رسالة إلكترونية عن طريق الإنترنت.
3- أو ترد الزياره للمستضيف
.تقديم الشكر
لتحديد مدي وجوب تقديم كلمات الشكر والامتنان على حسب المناسبات
مناسبة حفلات العشاء
وجوب تقديم الشكر
إذا كنت ضيف شرف لهذه الحفلات يجب إرسال رسالة شكر مكتوبة للمضيف.
اختياري أو غير ضروري
وماعدا ذلك، من غير الضروري إرسال رسالة مكتوبة ويكتفي بتقديم الشكر الشفهي للمضيفة عند المغادرة.
الزيارات المسائية
وجوب تقديم الشكر
لابد من تقديم الشكر، ولكن في حالة الأصدقاء والأقرباء يكتفي بإجراء اتصال هاتفي.
أعياد الميلاد
وجوب تقديم الشكر
يتم إرسال برقيات شكر إذا لم يتم شكر مقدم الهدية شخصياً. وفي حالة الأقرباء والأصدقاء يكتفي بإجراء اتصال هاتفي.
اختياري أو غير ضروري
ليس من الخطأ إرسال برقية شكر مكتوبة إلي جانب الشكر الشفهي
زيارة المريض
وجوب تقديم الشكر
يقدم المريض بعد تماثله للشفاء، برقية شكر لمن قاموا بزيارته من القاطنين في أماكن بعيدة عنه، كما يجب تقديم هذه البرقيات أو إجراء مكالمات تليفونية للأصدقاء والأقارب.
برقيات العزاء
وجوب تقديم الشكر
يجب تقديم برقيات شكر لكل من تقدم ببرقيات العزاء، باستثناء البرقيات التي لا تحمل رسالة شخصية.
هدايا أو برقيات التهنئة
وجوب تقديم الشكر
لابد من تقديم الشكر لكل البرقيات الشخصية.
اختياري أو غير ضروري
أما الخطابات المقدمة من الشركات لا داعي لإرسال الشكر.
هدايا الزواج
وجوب تقديم الشكر
- لابد من إرسال برقيات الشكر بجانب الشكر الشفهي علي أن يتم ذلك في خلال ثلاثة أشهر من تقديم الهدية، ومن الأفضل أن يتم ذلك بمجرد استلام الهدية.
عند استلام المضيف/ المضيفة للهدية بعد مغادرة الزائرين
وجوب تقديم الشكر
- بما أن الهدية تعبيراً عن الامتنان والشكر، يجب علي المضيفة/ المضيف تقديم الشكر عليها أيضاً وذلك في حالة وصولها عن طريق البريد.
عند رضاء العميل عن ممثل المبيعات
اختياري أو غير ضروري
- من غير المهم إرسال رسائل شكر لأن ممثل المبيعات يكافأ مادياًً إذا قام بإقناع العملاء ومعاملتهم علي نحو لائق ولكن يمكن إرسالها من قبل العميل لتكوين العلاقات التي يستفيد منها في المستقبل.
[11]
موسوعة شاملة عن فن الاتيكيت
