دبلوم إدارة السكرتارية وإدارة المكاتب مهما كان مسمى وظيفة السكرتارية إلا إنه من المتفق عليه إن هذه الوظيفة تستمد أهميتها من مسؤليتها المباشرة عن إدارة المكتب وتنفيذ الأعمال المكلفة بها والتي تتضمن العديد من الأعمال الهامة والضرورية لإنجاز الأعمال بأى منشأة إبتداء من تلقي البريد الوارد للمدير وعرضه فى الوقت المناسب وتلقي التعليمات فى شأنه وتنفيذها بدقة ، وحتى تتأكد من تصدير المراسلات الصادرة والقيام بأعمال الحفظ والأرشيف وتسجيلها ليسهل مهمة إستراجعها وطلبها فى الوقت المناسب والمعلومات الكافية لإتخاذ القرار الصحيح . دبلوم إدارة السكرتارية وإدارة المكاتب
وبالتطبيق على وظائف السكرتارية فى المؤسسة نستطيع أن نتبين أنها مجموعة من الوظائف المتدرجة فى المهام والأعمال والواجبات الأساسية الملقاة على عاتق الوظيفة والتي تختلف من وظيفة لأخرى والتي تندرج فى مجموعات وظيفية (كاتب إداري – مساعد إداري – كبير مساعدين إداريين – مساع
إداري تنفيذي ) وبالتالي تختلف المتطلبات والواجبات اللازم توافرها فى شاغلي كل وظيفة من هذه الوظائف .
دبلوم إدارة السكرتارية وإدارة المكاتب
أهداف دبلوم إدارة السكرتارية وإدارة المكاتب
• أن يتعرف على المفاهيم الرئسيسة والمنهجيات المتبعة فى السكرتارية وإدارة المكاتب .
• أن يصف الإجراءات العملية والتقنيات المستخدمة فى تنظيم المكاتب وتنظيم الأعمال الإدارية .
• أن يتقن ممارسة الطرق المختلفة فى السكرتارية وإدارة المكاتب.
• أن يتشكل لديه المهارات الأساسية فى تنظيم أعمال السكرتارية وتنظيم المكاتب.
• أن يكون قادرا على ممارسة أعمال السكرتارية وأعمال الإدارة المكتبية .
• التعرف على كيفية تحديد أعمال السكرتارية وتنظيم المكاتب .
• الممارسة العملية لأعمال السكرتارية وإدارة المكاتب .
دبلوم إدارة السكرتارية وإدارة المكاتب
الفئة المستهدفة :
• كل من طبيعة عمله لها علاقة بالإدارة بشكل عام .
• رؤساء الأقسام والمدراء الفرعيون.
• العاملون فى المكاتب والشركات .
• كل من يرغب فى تطوير وتحسين قدراته المهنية .
• دبلوم إدارة السكرتارية وإدارة المكاتب
المــحــتــوى الــعــلــمــي :
دبلوم إدارة السكرتارية وإدارة المكاتب
الوحدة الأولي :
• أنواع المؤسسات
• تعريف وظيفة السكرتارية
• أهمية وظيفة السكرتارية
• المتطلبات والواجبات الوظيفية
• المهام والواجبات الأساسية لكبير المساعدين الإداريين
• المساندة الأدارية
• المهارات والمتطلبات
• المهام والواجبات الأساسية للمساعد الإداري والتفيذي
• القدرات الشخصية والفنية والإدارية للعالين فى السكرتارية
• القدرات والصفات المختلفة المطلوب توافرها فى شاغلي وظائف السكرتارية
• المبادئ الإدارية فى السكرتارية
• دبلوم إدارة السكرتارية وإدارة المكاتب
الوحدة الثانية :
• أتممة المكاتب
• تاريخ أتممة المكاتب
• تعريف أتممة المكاتب
• تطبيق أتممة المكاتب
• أنواع أتممة المكاتب
• الخطوات الأساسية التي يجب التفكير بها عند القيام ب أتممة المكاتب
• فوائد أتممة المكاتب فى المنظمة
• أهم العناصر الأساسية لأتممة المكاتب
• أهم الأنظمة الحاسوبية المستخدمة فى أتممة المكاتب
• البرمجيات الجاهزة المهمة التي تمثل أساس العمل فى المكاتب المؤتمتة
دبلوم إدارة السكرتارية وإدارة المكاتب
الوحدة الثالثة :
• مرحلة دراسة وتحليل النظام
• الهدف من دراسة النظام
• أساليب تحليل النظام
• مستلزمات تحليل النظام
• تصميم النظام
• أهداف تصميم النظام
• أدوات تصميم النظام
• خطوات التصميم
• تصميم المخرجات
• مرحلة تنفيذ النظام
• إستراتيجيات التنفيذ
• تنفيذ النظام
• مرحلة تقييم وقياس الأداء
• قياس الإداء
• أدوات قياس الأداء
• مناهج وأساليب قياس الأداء
دبلوم إدارة السكرتارية وإدارة المكاتب
الوحدة الرابعة :
• مبادئ تصميم المكتب
• العوائق البيئية فى تصميم المكتب
• المساحات الخارجية
• أنواع المكاتب
• الأثاث المكتبي
• الإعتبارات الواجب مراعاتها فى الأُثاث المكتبي
• التجهيزات المكتبية وترتيبها
• ترتيب أماكن الأجهزة
• أسطح العمل
• أجهزة المكتب الألكترونية
• ألة التصوير
• أنواع ألات التصوير
• إختيار مكان وضع ألة التصوير
السكرتارية وإدارة المكاتب
الوحدة الخامسة :
• تنظيم الملفات والمستندات وإسترجاعها
• إعداد نظام الحفظ
• تضخم حجم المستندات
• إدارة نظام الحفظ
• التنظيم الفني للملفات
• توثيق الملفات
• التعرف على الملفات
• تحديد مدة حفظ الوثائق والمستندات
• التنظيم الفني للوثائق
• فهرسة الملفات
• طرق الحفظ
• حفظ المستندات
• إجراء حفظ الملفات
• قواعد عامة للحفظ
• إسترجاع المستندات
